¿Estás desbordado de trabajo? No hace falta que el día tenga 48 horas, descubre paso a paso cómo aprovechar mejor las 24 que tienes.
Todos en algún momento nos hemos sentido desbordados, con mil cosas que hacer y sin saber cómo vamos a poder llegar a todo. Cuando esto pasa, echar más y más horas al estudio o al trabajo no suele ser la mejor solución.
¿Qué se debe hacer entonces? Básicamente hay que desarrollar dos hábitos. Primero, no distraerte cuando estás trabajando. El segundo es pensar antes de comprometerte a cualquier cosa que va a requerir tu tiempo. Así tendrás menos cosas que hacer, y las harás más rápido al aprovechar mejor tu tiempo. organizarse y programar cada objetivo o tarea en tu agenda y comprometerte a cumplirlo. Parece sencillo, pero no lo es, ¿verdad? En este artículo encontrarás consejos prácticos para conseguirlo.
Nuestro tiempo es uno de los bienes más valiosos que tenemos. Un bien escaso, imposible de recuperar cuando se pierde y que, sin embargo, con demasiada frecuencia malgastamos. Si eres de los muchos que desean aprovechar mejor el tiempo, te proponemos 3 sencillos pasos para que exprimas cada minuto.
- PASO 1. Dejar de malgastar el tiempo. Hay mil y una formas de perder el tiempo, y muchas veces lo hacemos sin siquiera darnos cuenta. Una cosa que puedes hacer ya mismo para ser más eficiente es fijarte en qué gastas el tiempo cuando estás "trabajando".
- PASO 2. Decidir cuáles son tus objetivos. La buena gestión del tiempo es sinónima con priorizar las actividades que te acercan a tus objetivos. Sin objetivos claros, es imposible que sepas cuál es el mejor uso de tu tiempo. Otra cara de la misma moneda es saber cuándo decir "no" a personas que reclaman tu tiempo.
- PASO 3. Planifícate para conseguir tus objetivos. La planificación es clave para la gestión del tiempo porque te permite repartir tu tiempo de forma ordenada entre todas las cosas que quieres hacer. También es importante hacer un seguimiento de tus avances.
Visto así, no parece tan complicado, ¿no? Vamos a ver cada paso en más detalle.
Tú puedes entretenerte, pero el tiempo no esperará. Y el tiempo perdido nunca se vuelve a encontrar.
Benjamin Franklin (1706 - 1790)
PASO 1 Dejar de malgastar el tiempo.
Navegar en Internet, salir con los amigos, ver la televisión… No estoy diciendo que no puedas dedicar nada de tiempo a este tipo de cosas, pero ¿sabes cuánto tiempo pasas? ¿Es realmente lo que quieres hacer con tu tiempo? Muchas veces el problema de no tener ni un minuto para hacer lo realmente importante es que perdemos el día en tonterías sin darnos cuenta.
POR QUÉ PERDEMOS EL TIEMPO
Son muchas las razones por las que perdemos el tiempo, pero quizás la principal es que no le damos el valor que tiene. El tiempo es oro. Es un dicho requetedicho y con el que me atrevería a decir que todos estamos de acuerdo. Sin embargo, casi todos perdemos parte de nuestro tiempo en cosas que no nos interesan, ¿por qué? Aquí tienes algunas de las principales razones:
No planificar. Es habitual que nos pongamos a trabajar en lo que va surgiendo o pasa por nuestra cabeza sin tener ningún plan de cómo sería la forma más efectiva de hacerlo. Esta es una de las principales causas por las que se nos pasa el día y nos desviamos fácilmente de nuestros objetivos. Si no nos planificamos es muy fácil que perdamos el tiempo preguntándonos una y otra vez: “¿qué tengo que hacer ahora?” o “¿por dónde iba?”.
Dejarlo para mañana. Otras muchas veces se deja de hacer algo hoy para el día siguiente, pensando que mañana tendremos más tiempo. Casi nunca esto es una buena opción. La sabiduría popular también lo ve así: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”.
No estamos en lo que hay que estar. Otra forma fácil de perder el tiempo es ponernos a estudiar con el Messenger de fondo o el móvil al lado. No es tanto el tiempo que se pierde en mirar un mensaje como el que necesitamos para volver a concentrarnos. Recuerda, estudiar es un trabajo y hay que hacerlo con seriedad. Cuando se estudia hay que estudiar. De lo contrario, el tiempo que perdamos habrá que recuperarlo más tarde y más tarde nos costará aún más tiempo. ¿Por qué? Porque habrá que reajustar de nuevo nuestra agenda a esa tarea pendiente, y ese reajuste supone una pérdida de tiempo que además, con frecuencia, nos estresa.
Imprevistos. Ante las llamadas imprevistas de amigos, planes que surjan en el último momento… Aprende a decir no. Si sientes que te trastoca toda tu planificación y no tienes forma de reorganizar tu agenda para cumplir lo que te has propuesto, no tengas miedo a negarte. Explica tus motivos, propón otro momento y ya verás como la mayoría de la gente te entiende.
Perfeccionismo. Es otra forma de perder el tiempo. A veces queremos hacer algo tan, tan bien, que no nos damos cuenta de que estamos dejando de hacer otras cosas importantes. Ten presente que no merece la pena dedicar más y más tiempo para hacerlo perfecto, si esto te impide avanzar. Es lo que se conoce como la regla del 80/20. Esta regla dice que normalmente el 20% del tiempo que la gente dedica a una tarea produce el 80% de los resultados. En cambio, el 80% de tiempo restante dedicado produce sólo un 20% de los resultados. Por tanto, si te falta tiempo, evita la perfección. Confórmate con el 80% de los resultados y ahorrarás un 80% de tu tiempo.
El desorden. ¿Has pensado cuánto tiempo pasas buscando esos apuntes de clase? Cuando te pones a estudiar, ¿tienes a mano todo lo que necesitas? Si te organizas, serás mucho más eficaz. Utiliza un sistema para archivar tus apuntes o documentos de trabajo. Pon cada cosa en su sitio. No es por tener contenta a tu madre (que también lo estará), es que si organizas tu escritorio y te quitas de la vista lo que no necesitas, ganarás tiempo.
CONTROLA EN QUÉ GASTAS EL TIEMPO
Para saber en qué gastas (o malgastas) tu tiempo, puedes hacer algo tan sencillo como anotar en detalle todo lo que haces cada día, y el tiempo que empleas. Anota absolutamente todo, desde el momento en que levantas hasta que te acuestas por la noche. Tras una semana repasa tus anotaciones, y pregúntate cómo puedes aprovechar mejor tu tiempo la próxima vez. Es muy posible que te sorpende el tiempo que dedicas a actividades que realmente no te importan tanto.
El tiempo es la moneda de tu vida. Es la única moneda que tienes, y sólo tu puedes decidir como se gastará. Ten cuidado de no dejar que otros la gasten por ti.
Carl Sandburg (1878 - 1967)
PASO 2. Decidir cuáles son tus objetivos
Lo siguiente que tienes que hacer para aprovechar el tiempo es saber qué quieres conseguir con él.
¿EN QUÉ QUIERO INVERTIR MI TIEMPO?
Ahora que sabes que dispones de más tiempo del que creías, coge una hoja de papel y piensa qué quieres conseguir. ¡Apunta alto! Escribe tus objetivos, tanto a nivel de estudios como de vida personal (quedar con mis amigos un par de horas al día, estudiar piano, practicar cada día una hora de deporte...) y piensa en todas las cosas que te gustaría hacer con las 24 horas que te ofrece cada nuevo día.
A partir de ahí, puedes hacer una lista de cosas que quieres hacer. Ya tienes la primera parte del trabajo para decidir cómo usar tu tiempo y sacarle el máximo partido.
CÓMO DEBEN SER TUS OBJETIVOS
Antes de lanzarte a planificar, es muy importante dedicar tiempo a definir bien tus objetivos, pues son la fuente de tu motivación. Piensa en qué te impulsa a luchar por esos objetivos y tenlo siempre presente para los momentos de flaqueza. El deseo de conseguir tu objetivo debe darte la fuerza para hacer lo que tienes que hacer.
Es muy importante escribir tus objetivos. Los podrás tener presentes siempre y no tendrás que volver a preguntarte qué es lo que quieres conseguir. Luego, en base a ello, te resultará más fácil planificar una serie de acciones a largo, medio y corto plazo.
Para asegurarnos de que los objetivos que te has propuesto te van a dar la fuerza que necesitas para conseguirlos, conviene pasarlos por el filtro CAMP. Tienes que comprobar que tus objetivos son:
- Concretos
- Alcanzables
- Medibles
- Plazos
Concretos: Un objetivo tiene que ser concreto. Debe ser tan claro que no tienes ninguna duda de si lo has conseguido o no. Conseguir un nueve en inglés es un objetivo concreto, mientras que aprender inglés no es un objetivo concreto.
Alcanzables: Tus objetivos deben suponer un reto para que te motiven, pero no deben ser imposibles de conseguir. Un objetivo demasiado fácil o imposible no te motivará. Alcanzable también quiere decir que lo puedas conseguir con tu esfuerzo, o sea que dependa de ti.
Medibles: Es importante que tu objetivo sea tal que te permita controlar tu progreso. Cuando puedes medir y ver el avance que estás haciendo, te anima a seguir empujando hacia la meta final.
Plazos: Debes poner fecha a cada objetivo que te planteas. Sin fecha, es demasiado fácil ir dejando el objetivo para otro momento que nunca llega. Una fecha concentra la mente y ayuda a motivarte. De esto, hablaremos en más detalle en el PASO 3.
Saber decir "no"
Otro beneficio de tener claro tus objetivos es que será más fácil saber cuándo decir "no". Muchas veces cuándo alguién tiene demasiadas cosas que hacer, es porque ha dicho "sí" a demasiadas personas. Cuándo alguien te pide algo que supone un compromiso de tu tiempo, antes de responder, pregúntate: ¿Hacerlo me acercará a mis objetivos? ¿Realmente quiero hacer lo que me pide y, si eso, tengo tiempo? Si la respuesta es "no", no digas "sí" sólo para quedar bien.
A mucha gente le cuesta decir no. Si tú eres uno de ellos, piensa que decirle "no" a alguien no quiere decir que no le aprecias. Sólo quiere decir que ahora mismo no tienes tiempo para hacer lo que te pide.
Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo más importante.
Brian Tracy (1944 - )
PASO 3. LA PLANIFICACIÓN
Dedicar tiempo a planificar es sin duda una de las mejores cosas en las que podemos invertir nuestro tiempo. Una buena planificación es como una buena hoja de ruta: nos indica qué debemos hacer en cada momento para llegar a nuestros objetivos.
La planificación es un excelente hábito que todos podemos desarrollar. Cuanto más ambiciosos sean nuestros objetivos, más importante es contar una buena planificación. Si haces un plan que divide el trabajo de conseguir un gran objetivo en pequeños pasos, dar cada paso será como un miniéxito que te irá motivando para continuar.
POR DÓNDE EMPIEZO
Distingue lo importante de lo urgente y comienza cada día a trabajar en aquellas cosas que te van a reportar mayor beneficio. Por ejemplo, si tienes las siguientes dos tareas:
- Estudiar para el examen de la próxima semana de matemáticas
- Hacer una redacción para la clase de Inglés que hay que entregar mañana
¿Qué es lo importante? Estudiar para el examen de matemáticas. ¿Qué es lo urgente? La redacción de inglés. ¿Por dónde deberías empezar? En tu planificación deberías comenzar estudiando para el examen de Matemáticas. Eso no significa que pases de la redacción de inglés. Abre un hueco en tu agenda para hacerlo, pero después de haber estudiado matemáticas.
CÓMO PLANIFICARTE
Diversos expertos en la gestión del tiempo recomiendan hacer una planificación semanal y luego entrar en el detalle del día a día. Una planificación diaria da una visión muy limitada de lo que estamos consiguiendo, mientras que la planificación semanal nos da una visión más global de lo que queremos conseguir y nos permite ver nuestros logros.
A la hora de decidir cómo organizarte el día ten presente cuáles son para ti los mejores momentos para hacer cada cosa. Por ejemplo, si eres de los que necesitas absoluto silencio para estudiar y te concentras mejor por la noche, puedes hacer los ejercicios de clase por la tarde y estudiar después de la cena. Tú eres quien mejor sabe cuándo eres más productivo haciendo qué. Planifícate en base a ello.
Una agenda y listas de trabajo (una por cada área importante para ti) pueden ser las herramientas básicas que te ayuden a gestionar tu tiempo. Tenlas a mano para saber qué cosas tienes que hacer.
Cuándo y cómo
A la hora de planificar es importante indicar cuándo y cómo vamos a hacer cada tarea. Hay que describir con todo lujo de detalles cuándo lo vas a hacer y cómo. Si por ejemplo vas a llamar a un compañero de clase para quedar con él para un trabajo, deberías anotar en tu agenda:
Hoy
- 17.15: Llamar a Juan - 10 minutos (Duración prevista de la llamada)
- Tel: 91 593 27 67 (si tienes el teléfono al lado no perderás tiempo en buscarlo)
- Fijar reunión para el trabajo de Historia (así te aseguras que consigues una respuesta a tu objetivo para la llamada)
Una vez que has cumplido tu objetivo, puedes tacharlo y escribir en tu agenda la reunión que vas a tener con Juan, cuánto tiempo vas a dedicar a quedar con él y qué esperas conseguir con esa reunión.
Limita el tiempo para una actividad. Para que no se te vaya el tiempo en una sola tarea, hay que ponerse un tiempo límite para cada una. Se dice que el tiempo que se necesita para hacer algo es directamente proporcional al tiempo del que se dispone. ¡Es así! Y si no pregúntate ¿por qué la mayoría de la gente trabaja mejor bajo presión? Porque hay un tiempo límite, así es.
Agrupa tus tareas por similitud. ¿Tienes que preparar un trabajo para Historia y otro para Filosofía? Puedes aprovechar para buscar documentación para ambos trabajos al mismo tiempo. Si te planificas ir a la biblioteca para investigar para el trabajo de Historia, aprovecha para hacer lo mismo para el de Filosofía. Lo mismo si buscas en Internet.
Sigue con disciplina tu plan de acción. Comunica a los que te rodean los objetivos que te has previsto: te sentirás más comprometido y sabrán cuándo es buen momento para hablar contigo o cuándo estás ocupado.
Tu plan tiene que ser flexible. Ten presente que siempre hay imprevistos que no puedes controlar o nuevas cosas que van surgiendo. ¿Qué hacer cuando te surge una nueva tarea que no tenías prevista? Se recomienda que si es algo que te va a llevar menos de dos minutos, lo hagas en el momento, pues perderías más tiempo en planificar cuándo y cómo hacerlo que hacerlo en ese instante. En cambio, si requiere más tiempo, planifícalo en tu agenda. Esto te ayudará a relajarte, pues no estarás preocupado en todo momento de que se te olvide hacer algo importante, y podrás continuar haciendo lo que tenías previsto.
Cada día. Revisa tu planificación, al principio de la mañana para ver qué es importante para hoy y al final del día para asegurarte que has estado trabajando en ello. Antes de dormirte, repasa tu listado de objetivos, y escribe una lista de las cosas que vas a hacer al día siguiente para ir avanzando. Te llevará sólo unos minutos, pero es una técnica muy eficaz para comenzar tu día de forma más efectiva. Estarás más tranquilo sabiendo que no se te escapa nada importante y sentirás que controlas tu día. Si eres de los que te estresas por lo rápido que pasa el tiempo, ya verás como te sentirás mejor.
Haz un seguimiento: Debes pararte a reflexionar qué avances estás consiguiendo. Por un lado, los avances te motivarán y si ves que no te acercas a tu objetivo podrás reajustar los tiempos.
Recuerda que lo más importante de la planificación es que te permite ver el tiempo de que dispones para cada tarea. No te preocupes si ves que no la estás cumpliendo a rajatabla, reajústala sobre la marcha con la vista puesta en tus objetivos.
Todo lo dicho parece simple, ¿verdad? Esa es la base para aprovechar tu tiempo y conseguir que cuando haces algo sea lo que tienes que hacer. Te asegurarás de que cada minuto que pasa lo estás dedicando a lo que quieres y estarás mucho más tranquilo.
Y cuando la motivación decaiga, piensa… la razón por la que quieres hacerlo. Ten presente en cada momento el porqué quieres conseguir la meta. Especialmente cuando tienes un bajón, recordar el porqué quieres conseguir tu objetivo es la mejor manera de recuperar el ánimo. Te motivará y te ayudará a sacarle el máximo provecho a cada momento.
APUNTES FINALES
Herramientas que te ayudarán a gestionar tu tiempo
Una agenda. Puede ser física, o electrónica (teléfono, tableta, etc.). Es muy necesaria, pues te ayudará a no perder de vista lo valioso que es el tiempo. Utilízala para anotar en ella el tiempo dedicado a cada tarea. Se recomienda tener una única agenda donde anotes todo. Si tienes una para clase y otra para los temas personales (cumples, fiestas, vacaciones…), al final no sabrás dónde has escrito qué.
Un calendario. Lo ideal es un calendario trimestral o incluso anual, donde puedas apuntar las fechas importantes: exámenes, entrega de trabajos… Te dará una visión de cómo debes planificarte a medio y largo plazo y también de lo rápido que pasa el tiempo. Ponlo sobre tu mesa de estudio y ya verás como te ayuda a gestionar mejor tu tiempo.
Listas de tareas. Las puedes escribir en un Excel, en tu agenda, en un bloc, como prefieras… Se recomienda que hagas listas de tareas para los diferentes temas que tienes pendientes y las lleves contigo. Así por ejemplo, si vas en el metro y ves en tu lista de tareas que tienes que hacer un trabajo de investigación para Química, puedes ponerte a pensar sobre el tema. Cuando al llegar a casa te pongas a ello, ya verás como llevas unos minutos ganados.
Programas informáticos: Herramientas como Outlook, que te permite programar eventos fácilmente y recordatorios para que no se te olvide nada importante. Hay una lista interminable. Usa los que más te gusten.
Tu móvil. No siempre iba a ser una perdida de tiempo. Las alarmas de los móviles son muy útiles, por ejemplo para cuando te quieres programar un tiempo límite para una tarea, úsalo. Puedes decirte de las nueve a las once de la mañana estudio inglés y a las once y media me pongo con el trabajo de Filosofía. Mantente concentrado en tu estudio de inglés y cuando suene la alarma para indicarte que tienes que estudiar Filosofía ponte con ello.
Claves para no saturarte por el trabajo
Aprende a priorizar. Cada día por un orden de tareas y trata de hacer primero las cosas que te acercan a los objetivos más importantes para ti.
Aprende a trabajar en equipo. No tienes que hacerlo tú todo siempre. Hay muchas cosas que puedes hacer en equipo para ganar en eficacia. Por ejemplo, si en Historia te mandan tres libros para leer y no tienes tiempo material, únete con otros amigos: organízate y divídete el trabajo. Un ejemplo más, si tu eres muy bueno en Matemáticas y tu colega de clase es mejor en Historia, ¿por qué no os ayudáis mutuamente?
Establece hábitos. Si te acostumbras a trabajar siempre a la misma hora y en el mismo lugar, más fácil te concentrarás. Las rutinas ayudan a aumentar la productividad.
Mucho puede hacerse en esos pequeños jirones y parches de tiempo, los cuales cada día produce, y que la mayoría de los hombres desechan
Charles Caleb Colton (1780–1832)
Aprovecha los tiempos muertos. Todos pasamos mucho tiempo en el transporte público, haciendo colas, esperando que nos atiendan… ¿Has pensado qué cosas podrías hacer mientras tanto? La lista es larga:
- Leer un libro que te gusta. Ya no puedes decir que no tienes tiempo para leer.
- Hacer llamadas. Felicita a tu amigo que cumple años o manda un sms a tu compañero de clase para ese trabajo que tienes que hacer.
- Revisar tu lista de tareas para ese día.
Ten siempre a mano una lista de cosas que puedes hacer en cualquier momento, ya verás como al final del día sientes que te ha cundido mucho más tu tiempo.
