Cómo organizarte y ser productivo en la universidad

¿Estás ya en la universidad y no consigues organizar tu tiempo para llegar a todo?

¿Es tu primer curso como universitario y te encantaría saber cómo organizarte para evitar estresarte y disfrutar al máximo de estos magníficos años? ¡Has dado en el sitio adecuado!

La organización en todos los ámbitos de la vida es clave para poder lograr tus objetivos sin agobiarte por el camino. En la universidad saber organizarte puede marcar la diferencia entre disfrutar de la experiencia o, ¡que se convierta en un hueso duro de roer!

Sin embargo, requiere de ti mucha más capacidad de organización de lo que quizás has estado acostumbrado hasta ahora.

En el colegio tu tiempo está estructurado principalmente por tus profesores y tus padres, y el aprendizaje está centrado sobre todo en el libro de texto de cada asignatura. En la universidad los materiales de aprendizaje son mucho más diversos, y tienes que organizarte tú mismo para tener tiempo para todo: asistir a clase, estudiar, hacer ejercicios y proyectos… ¡y pasarlo bien con tus amigos también!

Pero no te preocupes, aquí te hemos preparado una guía muy completa que te explica paso a paso cómo tomar el control de tu tiempo, y organizarte de una vez por todas.

Los beneficios de ser un estudiante organizado

Dejarás de perder el tiempo en cosas que no tienen importancia, te evitarás muchos dolores de cabeza y estrés, y te permitirá sentir que tienes el control de tu vida. A partir de ahora nada se te va a escapar, ni tampoco se te va a olvidar. Vivirás más tranquilo y te podrás permitir tener tiempo libre para hacer lo que más te apetezca.

¿Verdad que parece muy apetecible? Pues es el momento de empezar. Te presentamos las tres claves que van a marcar la diferencia entre ser un “pro” en tu paso por la universidad, o simplemente un superviviente.

 

LAS 4 CLAVES PARA ORGANIZARTE EN LA UNIVERSIDAD, SER PRODUCTIVO Y LOGRAR TUS OBJETIVOS

¿Crees que por naturaleza no eres una persona organizada? Traigo una buena noticia. Igual que montar en bici, la organización es una habilidad que cualquiera puede aprender. Solo necesitas cuatro cosas:

1. UNA AGENDA: La agenda es donde estructuras tu día. Te permite ver de golpe qué bloques de tiempo has reservado para tus clases, charlas y eventos varios, y también las horas que has designado para estudiar y realizar otras tareas. Es un instrumento imprescindible para organizar tu tiempo de tal modo que puedas conseguir cumplir con todas tus actividades y aún guardarte un poco de tiempo libre para que lo disfrutes con lo que más te guste (tus amigos, deporte, leer…).
2. UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE TAREAS: ¿Alguna vez has sentido miedo de olvidarte de algo que tienes que hacer? ¿O rabia por haberte olvidado? En nuestro día a día surgen un montón de tareas, obligaciones y cosas varias que debemos acordarnos de hacer en algún momento futuro. Un buen sistema de gestión de tareas te dará la tranquilidad de saber que nada se te escapará.
3. UNA RUTINA PARA MANTENERTE ORGANIZADO: Comenzar a organizarse es importante, pero más aún lo es poder mantener esa organización durante todo el curso. Es por ello que en este artículo vamos a mostrarte cómo debes hacerlo para conseguir mantenerte organizado desde el primer día y no perder el hábito en ningún momento.
4. UN SISTEMA PARA GESTIONAR TUS DOCUMENTOS FÍSICOS Y DIGITALES: ¿Alguna vez has perdido el tiempo buscando algún documento (físico o digital) que no está donde pensabas? Peor aún es que, simplemente, no lo encuentres nunca. Todo ese tiempo perdido ¡y estrés! tiene solución con un sencillo sistema de organización documental.

Ahora vamos a explicar cada una de estas claves en detalle para que las puedas empezar a poner en práctica desde ya mismo. ¡Vamos allá!

 

CLAVE 1: PLANIFICAR TU TIEMPO CON UNA AGENDA

 

¿Para qué necesitas una agenda o calendario?

Como estudiante, la planificación del tiempo es clave para poder ser más eficiente. Es por ese motivo que la agenda debe ser una herramienta imprescindible para ti. Es mucho más que una simple libretita donde te apuntas las fechas importantes. Te va a servir para:

• Organizar tu día de forma productiva: Te permitirá distribuir las horas del día en bloques de tiempo de diferente longitud en función de la actividad. Con ello podrás reservar unas horas para que te centres única y exclusivamente en aquella actividad que tienes planificada.
• No perder de vista las fechas importantes: Es en tu agenda donde podrás ver de un vistazo fechas importantes como exámenes, fechas de entrega de proyectos, cumpleaños… Todas esas fechas para las que te tienes que preparar y no quieres que te pillen por sorpresa.

Paso 1: Decidir qué tipo de calendario elegir

Existen dos tipologías de calendario: el formato digital y el formato de papel. Ambas tienen sus ventajas y sus inconvenientes. Así pues, antes de que te decidas por un tipo u otro queremos mostrarte cuáles son sus características.

Agendas/Calendarios digitales

Los calendarios digitales se caracterizan por su practicidad, es decir, no necesitas llevarlos arriba y abajo todo el día, sino que puedes acceder a ellos desde varios dispositivos como el teléfono móvil, el ordenador, la tablet, etc. Además, si usas una agenda digital ¡perderlo va a ser imposible! La nube lo va a guardar por ti.

Es tan cómodo este tipo de calendario que podrás realizar cambios en él cuando te apetezca sin necesidad de tachaduras o tener que rehacerlo de nuevo. Aún así, el papel es el papel, y si eres de los que no puede estar sin un libro entre las manos y adoras escribir con tus propias letras y, hacer tus diseños únicos, sin duda el calendario digital te va a parecer muy soso.

Existen una serie de funcionalidades en las que, aunque seas muy fan del papel, tu calendario no podrá competir. Y es que los calendarios digitales ofrecen la posibilidad de generar eventos recurrentes, establecer un sistema de alarmas personalizadas y facilitan la clasificación visual de las tareas (por colores y/o símbolos), además de poder filtrar también por el tipo de actividad. Con estas funcionalidades se consigue ahorrar tiempo a la hora de organizar tu calendario y el sistema de alarmas conseguirá que nunca una actividad se te pase por alto.

Un ejemplo de calendario digital muy utilizado, práctico y fácil de manejar que recomendamos es Google Calendar. Es gratis, y está disponible para:

• PC
• Android
• iPhone y iPad

Al ser un servicio de Google, todo lo que almacenes en él quedará guardado en la nube y podrás acceder desde cualquier dispositivo que tengas (portátil, móvil o tablet). Sus mayores ventajas frente a agendas en papel son:

• Siempre a mano: Puedes acceder desde cualquier dispositivo.
• Imposible de perder: Todo está respaldado en la nube.
• Notificaciones/alarmas: Ayudan a que nunca se te pase un evento en la agenda.
• Búsqueda: Puedes encontrar fácilmente entradas pasadas y futuras.
• Categorización por temáticas: permite crear categorías y distinguir visualmente las actividades según su temática (universidad, deporte, ocio,...).
• Integración de ubicación: puedes añadir la dirección donde se realizará la actividad y él te integrará automáticamente el Google Maps.
• Links: En la descripción de cada actividad puedes incluir links para abrir a documetos útiles o necesarios para llevar la actividad a cabo.

Agendas en papel

Aunque los calendarios digitales aportan una gran variedad de ventajas, las agendas en papel pueden ser también una muy buena opción.

La principal ventaja de las agendas o calendarios en papel es que permiten que cada anotación sea personalizada y única. Puedes crear tu propio sistema de símbolos y colores para diferenciar cada entrada de la forma que te resulta más útil a ti.

Por otro lado, las agendas en papel tienen como inconveniente que son un objeto físico y, por lo tanto, ya sea grande o pequeño, tendrás que cargar con ella todos los días. Olvidártelo en casa puede ser un problema, y no hablemos ya de si lo pierdes… Al ser todo manual, tendrías que hacer un esfuerzo tremendo para poder recuperar toda la información.

Si te decides por una agenda en papel, verás que hay infinidad de formatos y modelos. Asegúrate sobre todo de escoger uno que deje espacio suficiente por día para poder delimitar con precisión los bloques de tiempo de todas las actividades que tengas.

¿Es mejor una agenda digital o de papel?

Ambos tipos de calendario pueden servirte perfectamente. Al final, elegir entre uno u otro es cuestión de gusto. Lo más importante es que elijas aquel que te sea más cómodo para ti, porque solo así vas a utilizarlo.

 

Paso 2: Haz una lista de las cosas que debes incluir en tu calendario

Una vez elegida tu agenda, ¡ahora sí ya toca ponerse en materia! Debes empezar a pensar qué eventos, actividades y fechas importantes quieres incluir en ella.

Para ayudarte a pensar, aquí tienes una lista útil de cosas que puedes incluir en tu calendario:

Tipos de cosas a incluir en tu agenda

1. Tus clases: No olvides incluir también prácticas, laboratorios, etc.
2. Fechas importantes: fechas de exámenes, trabajo, exposiciones orales...
3. Tiempo reservado para estudiar y hacer trabajos de clase
4. Tiempo que quieres reservar para actividades de ocio: leer, salir a pasear, quedar con amigos, ir al cine...
5. Reuniones o citas importantes: con los tutores o profesores, por ejemplo.
6. Fechas de vacaciones y días festivos.
7. Fechas de entrada / salida de tu residencia o piso.
8. Tiempo dedicado a actividades deportivas (individuales o colectivas).
9. Horarios de trabajo: si compaginas los estudios con un trabajo.
10. Fechas de pago: alquiler de piso o residencia, facturas, matrícula...
11. Citas puntuales: visitas al médico, dentista, fisioterapeuta...

Como te comentamos esto es solo una muestra. La idea es que esta lista te sirva como punto de partida para recopilar todas las actividades a las que quieres o debes dedicar tiempo para luego buscarlos a todos sitio en tu agenda.

 

Paso 3: Introduce toda la información y mantenlo actualizado

Ya tienes tu listado de todas las cosas que quieres agendar. Ahora toca meterlo todo en la agenda que has elegido.

Si es la primera vez que estás metiendo toda tu vida en tu agenda, puede que te lleve tiempo. Pero cuando termines te va a dar una enorme sensación de control y satisfacción.

Aquí tienes algunos consejos para sacar la máxima utilidad de esta herramienta tan importante.

 

7 estrategias para manejar tu agenda

1. Introduce eventos y fechas nuevas en cuanto te enteres de ellas.

Cuando durante el día surge algo nuevo que debes incluir en tu agenda, como que se anuncia una charla a la que quieres asistir, o se pospone un examen… ¡no esperes! Cáptalo inmediatamente en tu agenda. Si lo dejas para después es demasiado fácil olvidarte, que es justo lo que quieres evitar.

Por eso es importante tener tu calendario siempre contigo e ir rellenándolo, actualizando y modificando según se vayan transcurriendo los acontecimientos. Piensa en el calendario como en tu móvil, ¿verdad que no saldrías de casa sin él?

2. Crea eventos de "día entero" para indicar fechas importantes

Hay eventos que querrás captar en tu agenda que ocurren un día específico, pero no a una hora específica. Dos ejemplos podrían ser el día que tienes que pagar el alquiler, o el cumpleaños de tu madre. Si usas Google Calendar, al crear el evento puedes marcar la casilla de “Todo el día”. Así la tarea aparecerá por encima del horario de ese día, pero no ocupará bloques de tiempo en el calendario.

3. No tengas miedo de mover o eliminar citas

Simplemente por estar algo en tu agenda no lo hace inamovible. Las situaciones cambian, tus prioridades cambian y hasta lo que te apetece hacer en tu tiempo libre puede cambiar. Tu agenda debe ayudarte a aprovechar mejor tu tiempo y así darte más libertad. No debes nunca sentirte esclavo de ella.

4. Deja huecos entre actividades

Al agendar tus actividades, evita la tentación de poner dos cosas seguidas sin tiempo entre medias.  Programar actividades seguidas una tras otra puede parecer una forma de aprovechar tu tiempo al máximo. Sin embargo, es mejor dejar espacios vacíos de transición entre distintas citas y actividades.

Siempre surgen imprevistos, y estos huecos que dejas en la agenda te darán tiempo para atenderlos. Así podrás atender una llamada inesperada, contestar a tus mensajes, o simplemente darte un descanso de 10 minutos para recargar pilas antes de seguir con tu día. De otra forma, cada imprevisto supone un atraso que hará que termines tu día más tarde de lo que querías.

5. Agenda tiempo para planificar

Organizarse requiere planificación, y planificar requiere su tiempo. Por eso es importante incluir tiempo cada semana en tu agenda para ello. Lo ideal es que ese tiempo sea siempre el mismo día a la misma hora para que se convierta en un hábito.

Domingo es un día perfecto para planificar tu semana. Puedes revisar tranquilamente lo que tienes en la agenda y decidir si sería mejor añadir, eliminar o mover cualquier actividad que tienes prevista.

6. Revisa tu agenda cada mañana y noche

Echa un vistazo a tu agenda cada mañana y es difícil que te olvides de tus citas importantes. ¡Que para eso está! Pero igual de importante es repasarlo también al final del día para reflexionar.

¿Pudiste hacer todo lo que tenías previsto? ¿Hay cosas que te llevaron más tiempo, o menos, de lo esperado? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a planificarte mejor en el futuro.

7. Crea eventos recurrentes

Este consejo es por si usas una agenda digital como Google Calendar. Cualquier evento que se repite de forma diaria, semanal o mensual debe meterse como evento recurrente. Así solo tienes que meterlo una vez y se repite en tu agenda de forma automática. Ahorras tiempo y esfuerzo mental, y eliminas el riesgo de olvidarte de meterlo.

Más allá de la agenda

Aunque tu agenda es una herramienta vital para mantenerte organizado debe complementarse con otra herramienta igual de importante: un sistema de gestión de tareas. Ahora vamos a explicar para qué sirve, y cómo crear el tuyo.

 

CLAVE 2: CREA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE TAREAS

 

Un gestor de tareas es la segunda de las dos herramientas que necesitas para organizar tu vida. Es de gran utilidad y sirve para coordinar y hacer un seguimiento de las actividades que hay que llevar a cabo dentro de un proyecto, o como es en tu caso, dentro de la universidad.

¿Qué es un gestor de tareas?

Los gestores de tareas son básicamente herramientas que te permiten mantener y organizar una lista de todas tus tareas pendientes, y así evitar que se te olviden. Te permiten también filtrar y ordenar tu lista para ayudar a decidir en cada momento en qué tareas deberías trabajar. Cada vez que terminas una tarea, la marcas como completado, y así la tachas digitalmente de tu lista.

¿Qué diferencia hay entre una agenda y un gestor de tareas?

Para responder a esa pregunta hace falta hablar de la diferencia entre eventos, tareas y proyectos.

Al planificar tu día, no es lo mismo tener una cita con el médico que tener que buscar fuentes para un trabajo de investigación de Filología Hispánica.

Una cita médica es un ejemplo de lo que los expertos en organización llaman un EVENTO. Tiene una fecha y hora bien definidas por lo que puede ser incluido en tu agenda. Buscar fuentes para un trabajo de investigación sin embargo no tiene de por sí una fecha y hora específica. Tú puedes decidir cuándo lo vas a hacer. Es un ejemplo de lo que los expertos llaman una TAREA.

Las tareas pueden tener fechas límite o no, pero en todo caso tienes la libertad de decidir en qué momentos y con qué frecuencia vas a trabajar en ellas.

Como estudiante, tendrás decenas de tareas pendientes en cualquier momento. A priori no sabrás exactamente cuándo vas a hacer cada una de ellas. Como aún no les has puesto fecha y hora, no puedes colocarlos en tu agenda. Pero tampoco quieres olvidarte de las tareas que tienes pendientes, que pueden ser muchas. Necesitas un sitio, que no sea tu cabeza, para captarlos y organizarlos.

Ese sitio es tu gestor de tareas.

Existe un tercer grupo de actividades: los PROYECTOS. Este tipo de tarea tienen una fecha de comienzo, una fecha límite y un objetivo concreto. La fecha de comienzo y la fecha límite las puedes incluir en tu calendario, pero las tareas que incluye el proyecto es mejor que las gestiones en un gestor de tareas.

¿Cómo gestionar todas tus tareas para ser más productivo?

Bien. Ya sabes por qué hace falta un sistema de gestión de tareas para complementar tu agenda. Ahora te vamos a explicar paso a paso cómo puedes crear un sistema adaptado a tus necesidades.

Si sigues estas instrucciones, pronto tendrás visibilidad sobre todo lo que tienes pendiente de hacer, y la tranquilidad de saber que no te estás olvidando de nada.

¡Vamos allá!

 

Paso 1: Elegir tu herramienta de gestión de tareas:

Los sistemas de gestión pueden ser, al igual que los calendarios, en formato digital o en papel. Si no sabes por cuál decantarte, ¡estate atento! Te traemos todos sus pros y contras para que te sea más fácil la elección.

Al igual que con la agenda, el único criterio que debes de seguir para elegir es investigar cuál te es más cómodo y ágil para trabajar. Necesitarás utilizarlo todos los días, así que te debe gustar la herramienta que elijas.

Sistemas de gestión de tareas en papel

La mayor ventaja que ofrece un sistema de gestión de tareas en papel (bloc de notas o libreta) es que te permite tachar físicamente las tareas, ¡y esto es un gustazo! Una vez terminada, ¡rasss! Con el bolígrafo y a por otra cosa. Casi es más una ventaja de mentalidad que no otra cosa. Por el contrario, los sistemas de gestión manuales, al ser objetos físicos, debes llevarlos contigo existiendo la posibilidad de que puedas perderlos o te los puedas olvidar en algún sitio…

El Bullet Journal

Si el papel es lo tuyo, uno de los sistemas más conocidos es el Bullet Journal. Fue desarrollado por Ryder Carroll durante sus estudios universitarios para su uso propio porque no encontró ningún método existente que le gustara.

Años más tarde enseñó su sistema a unos amigos que le convencieron de compartirlo. Así en el 2013 publicó su método en una página web y rápidamente se convirtió en un fenómeno mundial.

El Bullet Journal (o BUJO para los incondicionales) es un sistema de organización de tareas manual en el que solo necesitas una libreta en blanco y un bolígrafo. Este método te permite planificar y organizar todas las tareas pendientes a tu gusto y 100% personalizado. Si quieres empaparte de este sistema de gestión de tareas, aquí te dejamos algunas fuentes que pueden ayudarte para que puedas sacar el mayor partido a tu Bullet Journal:

El libro del inventor (versión en Español):

>> Ver en Amazon

Un par de posts que resumen el método:

• https://imborrable.com/blog/bullet-journal-que-es-y-como-funciona/
• https://www.clara.es/hogar/bullet-journal-que-es-como-hacerlo_12850/1

Con esta información ya podrás decidir si el Bullet Journal es para ti, y empezar a tomar el control hoy mismo de tus tareas. ¿A qué esperas?

Sistemas de gestión digitales

Los sistemas de gestión de tareas digitales sin duda tienen una variedad de ventajas respecto al papel que hacen que hoy en día sea el método más utilizado. Destacamos las más importantes a continuación:

Ventajas de los gestores de tareas digitales

1. Disponibilidad desde diferentes dispositivos electrónicos
2. Facilidad y rapidez a la hora de incluir nuevas tareas
3. Asignación y ordenación de las tareas según su prioridad
4. Poder incluir la fecha de vencimiento de las tareas
5. Creación automática de las tareas que se repiten
6. Poder clasificar y ordenar tareas por prioridad y por palabras clave

Es difícil encontrar desventajas a este tipo de sistemas ya que la tecnología digital ofrece mucha facilidad en la realización de nuestras tareas y a la vez nos ahorra tiempo.

Quizás la desventaja que podemos contemplar es el tiempo inicial que necesitarás invertir para conocer, utilizar y familiarizarte con tu sistema de gestión digital. Una vez hecho este trabajo inicial, ¡el resto todo serán ventajas para que nada falle en tu organización diaria!

Actualmente existen varias Apps en el mercado que pueden servirte a la hora de generar tu sistema de gestión de tareas. Te explicamos las más populares y recomendadas para que solo tengas que elegir la que más se adapte a ti:

TODOIST: es un gestor de tareas multiplataforma que te permite gestionar tus tareas de forma sencilla, cómoda e intuitiva.

• Punto fuerte: Sencilla y práctica a la hora de manejarla y motivadora (contiene una serie de puntos que animan a completar las tareas).
• Plataformas soportadas: se adapta a prácticamente todas las plataformas del mercado: iOS, Android, Windows, MacOS, Chrome, Firefox, Safari e incluso para apps que se integran a Outlook o Gmail.
• Precio: Existe una versión gratuita con las funcionalidades básicas. La versión de pago Premium (3€/mes) añade funcionalidades como recordatorios, hacer comentarios, poner etiquetas y filtros.
• Idiomas: Existe una versión en español.

Si deseas más información sobre Todoist, puedes visitar su página web en:

https://todoist.com/es

 

ASANA: es una aplicación web de gestión de tareas y proyectos que permite compartir, planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas entre los distintos miembros del equipo. Se caracteriza por su sencillez y facilidad de utilización, y también está disponible en versión gratuita y de pago.

 

Otras Apps de gestión de tareas que pueden serte de interés son: Monday.com, Celoxis, Wrike o Nifty. Te las dejamos para que tú mismo hagas tu propio trabajo de investigación y te quedes con aquella que se adapte más a ti y a tus necesidades.

 

Paso 2: Haz una lista de todas las tareas que tienes que hacer

Cuando hayas elegido la herramienta donde guardar tus tareas, lo siguiente que tienes que hacer es una lista lo más completa posible de TODAS las tareas que tienes pendientes. Incluso aquellas que no sabes realmente si llegarás algún día a hacer.

La clave para que esto funcione es que tienes que confiar en que tu gestor de tareas contenga todo lo que tienes que hacer. Si no confías en que el sistema contiene todas tus tareas, tu cerebro seguirá intentando recordarlo todo. Te seguirá generando estrés mental. Por eso es muy importante que la lista que hagas sea muy completa.

Sitios donde buscar tus tareas

Cuando te pones a hacer esta lista única de todas tus tareas, probablemente algunas de ellas las tienes en tu cabeza. Otras sin embargo estarán repartidas por muchos sitios. Para ayudarte a captarlas todas, aquí tienes una lista de algunos de los sitios más frecuentes que deberías revisar.

• Tu cabeza: Empieza por escribir una por una todas las tareas que tienes en tu memoria. Ya con solo hacer esto mucha gente empieza a sentirse menos estresado. ¡Pero no pares aquí!
• Documentos de clase: Pueden contener tareas y proyectos que debes realizar como parte de tus estudios.
• Papeles y post-it que hay en tu mesa, habitación, mochila...: Cualquier papel que te recuerde que tienes que hacer algo debe captarse como tarea en tu lista.
• Correos electrónicos, mensajes de whatsapp, facebook, etc.: Nuestras comunicaciones suelen contener muchas tareas. La gente nos manda trabajos, nos piden favores, nos hacen preguntas... todas aquellas que no resolvemos en el momento son tareas que debemos captar.
• Tareas que has apuntado en otros sitios: Si tienes tareas apuntadas por ejemplo en una agenda, o en tus carpetas de clase, éstas también deben incluirse en tu lista única.
• Pestañas que has dejado abiertas en tu navegador: ¿Eres de los que van acumulando pestañas abiertas para leer más tarde o para no olvidarte de alguna investigación que estás haciendo? Son tareas que debes captar. Anótalas con la url y así puedes ir cerrando las pestañas.

Por último, a medida que haces tu lista de tareas indica cuáles de ellas son recurrentes. Las tareas recurrentes son aquellas que se repiten regularmente cada día, semana, mes o año. En el siguiente paso vamos a meter toda esta lista en tu herramienta de gestión de tareas. Las tareas recurrentes querrás programarlas para que se repitan automáticamente, y así no tienes que meterlas a mano una y otra vez.

Aquí tienes algunos ejemplos que van a ayudarte a ver más claras tus tareas recurrentes:

Tareas de una sola vez o puntuales	Tareas recurrentes
Leer capítulo 9 del texto de Psicología Devolver libros a la biblioteca Elegir el tema del trabajo de fin de curso Elegir empresa donde hacer las prácticas Encuadernar el trabajo de Lengua hispana Acudir a la tutoría personalizada con el tutor	Revisión semanal de tareas pendientes Lavar tu ropa Pagar el alquiler Artículo semanal para el periódico universitario Preparar la comida de la semana Revisar los apuntes de las asignaturas de la semana

 

Paso 3: Introducir todas tus tareas en la herramienta que has elegido

Para que tu sistema de gestión de tareas sea útil y eficiente es imprescindible que siempre esté al día con toda la información necesaria. De este modo conseguirás despejar tu mente de fechas y del “tengo que hacer…” para concentrarte en lo que realmente importa, la realización de las tareas pendientes.

La tranquilidad y serenidad que da el no tener que estar pensando constantemente en algo por el miedo a olvidarte de ello, hará que aproveches mejor tu tiempo y en consecuencia, ¡seas el más productivo de la clase!

Consejos para organizar tu lista de tareas:

• Captar nuevas tareas inmediatamente: Igual que con nuevos eventos que debes captar en tu agenda, con las nuevas tareas lo mejor es meterlos en tu herramienta justo en el momento que surjan. Cuanto más esperes, más fácil es que te olvides de apuntarlo.
• Tareas recurrentes: Ya lo hemos mencionado, pero si usas un sistema digital conviene programar estas tareas para que se repitan automáticamente para no tener que hacerlo tú a mano.
• Clasificar tareas con etiquetas: Debes crear las categorías o etiquetas para clasificar tus tareas que para ti sean más útiles. Así podrás filtrar tu listado de tareas para poder encontrar fácilmente justo lo que quieres encontrar. Seguramente querrás alguna manera de indicar cuáles son tus tareas prioritarias. Más allá de eso, algunas maneras adicionales de clasificar son por asignatura, académico vs privado, etc. Las posibilidades son infinitas, pero cuanto más sencillo sea tu sistema de clasificación, más probable será que de verdad lo utilices.
• Proyectos y subtareas: Como regla general, piensa que las tareas suelen no tener más de un paso y típicamente puedes terminarlas en una sola sesión de trabajo. Cualquier cosa que requiere más de un paso para completar probablemente es un proyecto, y debes dividirlo en subtareas. Todoist, como la mayoría de gestores de tareas, permite agrupar tareas debajo de un proyecto.

CLAVE 3: MANTENERTE ORGANIZADO TODO EL AÑO

Si has seguido todos los pasos hasta ahora, ya tienes tu agenda y tu gestor de tareas cargados y listos. ¡Te has organizado! Sin embargo, ahora viene otro reto...¡mantenerte organizado!

Para conseguir que la organización se convierta para ti en un estilo de vida y no vuelvas al caos de antes, vamos a compartir contigo un plan simple de mantenimiento. Te llevará poco tiempo cada mes, y te ayudará mucho a mantenerte en el lado luminoso de la fuerza:

Cada 3 - 6 meses: Establecer y repasar tus objetivos grandes

• Decide y anota cuáles van a ser los objetivos que te planteas conseguir al final del trimestre o del semestre actual.
• Divide estos objetivos en objetivos más pequeños mensuales. Es decir, establece qué objetivos más pequeños te planteas cumplir cada mes para que al final del trimestre o semestre se cumplan los más grandes.

Cada semana:

• Repasa la agenda de la semana anterior, y las tareas que completaste: Mirar hacia atrás te ayuda a ver cómo podrías haber gestionado mejor tu tiempo para mejorar tu planificación futura. También te permite darte cuenta de todo lo que has podido hacer en 7 días, y motivarte para seguir avanzando.
• Haz limpieza de la agenda y de la lista de tareas: Si hay cosas que por lo que sea aún no has metido en tu agenda o tu lista de tareas, ahora es el momento de poner todo al día. Repasa todas todas tus tareas pendientes por si cumpliste alguna que se te olvidó tachar, o alguna que ya no hace falta y puedes eliminar.
• Planifica la semana entrante: Elige las tareas que vas a realizar, asegura que hayas agendado tiempo para hacerlas, establece las prioridades de cada una de ellas, etc.

A diario:

• Al principio del día:
  • Revisa tu agenda y las tareas que te planteas realizar hoy.
• Durante el día:
  • Trabaja primero en las tareas más importantes.
  • Añade eventos nuevos o modificaciones pertinentes en tu calendario.
  • Añade tareas nuevas que surjan, tacha o elimina tareas que se han completado ya o bien que ya no hacen falta realizar.
• Al final del día:
  • Repasa todo lo que has conseguido hacer (tareas, eventos…).
  • Aprende de lo que no ha ido bien (falta de tiempo suficiente, complicación de una tarea que tenía que ser fácil…).
  • Elige las tareas prioritarias para mañana.
  • Programa tiempo en tu agenda (si no lo has hecho ya) para dedicar a las tareas que has elegido.

CLAVE 4: GESTIONAR TUS DOCUMENTOS FÍSICOS Y DIGITALES

A lo mejor eres de esos estudiantes que no soportan el formato papel y buscan todas las Apps o herramientas digitales imaginables para poder realizar todas las tareas conectado a una pantalla. O quizás eres de los que adora coger sus propios apuntes con su libreta y bolígrafo. Seas como seas, en la universidad en algunas ocasiones tendrás que ceñirte al formato que te pidan. Es por ese motivo que lo más habitual es que tengas documentos en formato digital y otros en formato físico.

Los ficheros físicos pueden ser desde los documentos formativos extraordinarios que te entregan los profesores en algunas clases, las fotocopias de páginas de libros que necesitarás para la redacción de los trabajos, los libros de texto de la biblioteca e incluso, y cómo olvidarse, ¡de las dichosas hojas de los exámenes!

En cambio, en formato digital tendrás todo el material formativo que cada tutor va colgando en la plataforma digital de la universidad perteneciente a la asignatura que te está dando, los libros en formato digital, las presentaciones de las clases, los vídeos o los recursos audiovisuales, etc.

Lo más probable es que al final de cada asignatura tengas un “popurrí” de documentación tanto en formato digital como en formato físico. Por lo tanto, y para no caer en el caos, es importante que tengas lo más y mejor almacenada posible toda esta documentación.

 

Organización de documentos digitales

Para almacenar toda la información digital puedes hacerlo en carpetas de tu mismo ordenador o bien subirlo todo a alguna nube como Google Drive o Dropbox. Sea donde sea que guardes la documentación piensa, crea y da nombre a todas las carpetas que crees para que te sea más fácil después poder encontrar los documentos. Una manera fácil y sencilla de clasificar toda la información es con la creación de carpetas y subcarpetas. Veamos un ejemplo:

• Carpeta 1: CURSO DE LA UNIVERSIDAD (primero, segundo, tercero...)
  • Carpeta 1.1.: NOMBRE DE LA ASIGNATURA
    • Carpeta 1.1.1.: Lección, capítulo o temario

 

Organización de documentos físicos

Para organizar los documentos físicos puedes escanearlos y guardarlos en la carpeta del ordenador o de la nube a la que corresponda o bien guardarlos en formato físico. Para almacenar la documentación física, el sistema más práctico es una carpeta archivadora tipo “acordeón” o un cajón archivador para carpetas colgantes.

 

Archivadora "acordeón":

Bueno si tienes papeles que necesitas organizar y llevar a menudo contigo.

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Pros:

• Es todo una pieza, no hay carpetas sueltas que pueden perderse
• Ocupa solo el espacio necesario debido a su diseño acordeón

Contras:

• No se puede desmontar, si quieres llevar contigo solo los papeles de uno de los compartimentos, los tienes que sacar sueltos.
• Tiene los compartimentos que tiene, no se puede ampliar.

 

Cajón de carpetas colgantes:

Bueno si tienes mayor volumen de papeles y no los tienes que llevar todos contigo

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Pros:

• Es más flexible. Puedes añadir, quitar o reorganizar las carpetas fácilmente.
• Puedes sacar solo las carpetas que necesitas para llevar contigo, sin tener que llevarlas todas.
• Puedes subdividir las carpetas colgantes usando carpetas normales.

Contras:

• Es más grande, no es práctico si tienes que moverlo mucho.
• Si necesitas más carpetas, las tienes que comprar.
• Tiene los compartimentos que tiene, no se puede ampliar.

Cualquiera de estos dos sistemas te puede servir bien para organizar los papeles que prefieres mantener en formato físico.

¡Bueno, bueno, bueno! Ahora sí que ya estás más que preparado para dar tu paso al frente con seguridad y confianza. Lo tienes todo para que tu paso por la universidad vaya genial. Solo necesitas aplicar todo lo que te hemos contado y que, sobre todo, elijas aquellos sistemas de organización que te sean más cómodos para trabajar y a la vez más útiles.

Con estas claves esperamos haberte ayudado en tus pasos para organizar tu día a día y crear ese hábito que te permita vivir de forma relajada y aproveches para no perderte ni un detalle.

¿Qué trucos usas tú para organizarte? Compártelos en los comentarios y así nos vamos ayudando entre todos.